Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, registrele de contabilitate obligatorii sunt:
- Registrul-jurnal
- Registrul-inventar si
- Cartea mare
Registrele de contabilitate se utilizează în strictă concordantă cu destinatia acestora si se prezintă în mod ordonat si astfel completate încât să permită în orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea completării lor.
Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operatiunile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natură, realizate în acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate într-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza înregistrării în Registrul-jurnal. Unitătile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operatiunile de casă si bancă, decontările cu furnizorii, situatia încasării-achitării facturilor etc.
Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare în care s-au înregistrat sumele corespunzătoare operatiunilor efectuate.
Unitătile care utilizează jurnale auxiliare pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale.
Editarea Registrului-jurnal se efectuează la cererea organelor de control sau în functie de necesitătile proprii.
Persoanele fizice care desfăúoară activităti independente si conduc contabilitatea în partidă simplă, în conformitate cu prevederile legale, întocmesc Registrul jurnal de încasări si plăti precum si alte documente de evidentă prevăzute de legislatia în domeniu.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează toate elementele de activ si de pasiv, grupate în functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se întocmeste la înfiinarea unitătii, cel putin o dată pe an pe parcursul functionării unitătii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării activitătii, precum si în alte situatii prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic.
În acest registru se înscriu, într-o formă recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecărui post al bilantului.
Registrul-inventar se completează pe baza inventarierii faptice a fiecărui cont de active si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care justifică continutul acestora la sfârsitul exercitiului financiar.
În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează soldurile existente la data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii până la data încheierii exercitiului financiar.
Pe baza Registrului-inventar si a balantei de verificare de la 31 decembrie se întocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare anuale, ale cărui posturi, în conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicată, si ale reglementărilor contabile aplicabile, trebuie să corespundă cu datele înscrise în contabilitate, puse de acord cu situatia reală a elementelor de activ si de pasiv stabilită pe baza inventarului.
Cartea mare este un registru contabil obligatoriu în care se înregistrează lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului.
Registrul Cartea mare poate contine câte o filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă la baza întocmirii balantei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cărtii mari se efectuează la cererea organelor de control sau în functie de necesitătile proprii.
Registrul-jurnal, Registrul-inventar úi Registrul Cartea mare se păstrează în unitate timp de 10 ani de la data încheierii exercitiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare.
Persoanele fizice care utilizează tehnica de calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe parcursul celor 10 ani de păstrare.
Sursa: OMFP 3512/2008
